Controllo dei dipendenti è una definizione forte, ma chi ha un’azienda conosce l’importanza di avere mezzi di verifica del lavoro dei propri dipendenti, delle loro performance lavorative e per contrastare eventuali attività vietate sul luogo di lavoro.
Ciò che spesso si dimentica è che la privacy dei lavoratori va sempre tutelata, garantendo il rispetto delle norme vigenti ed evitando forme restrittive di controllo.
Il confine è sottile e muoversi in questo ambito è sempre delicato.
L’imprenditore che vuole adottare soluzioni di questo genere in azienda deve prima di tutto tutelare se stesso e la sua attività, rivolgendosi a consulenti legali competenti, che sappiano agire nel rispetto delle leggi in vigore e delle comunicazioni del Garante per la Privacy.
Tuttavia, quali sono le opzioni a disposizione?
Per orientarci meglio, vediamo una panoramica di quelle maggiormente richieste dalle imprese.
I controlli a distanza
Attualmente, secondo quanto descritto nel Jobs Act, telecamere e altre tipologie di strumenti audiovisivi per il controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti possono essere installati in azienda solo dopo aver stipulando un accordo con la dirigenza sindacale, o aver ottenuto il consenso da parte della Direzione Territoriale del Lavoro, o dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, a seconda dell’ubicazione delle aziende in un unico luogo o in diverse regioni.
Questi dispositivi devono essere usati unicamente per fini organizzativi e produttivi, oltre alla tutela della sicurezza dei dipendenti e del patrimonio aziendale.
Naturalmente il dipendente deve sempre essere informato adeguatamente sull’uso di telecamere e altri mezzi di controllo da remoto.
Il controllo delle mail dei dipendenti
Il datore di lavoro può monitorare gli account aziendali, ma, anche in questo caso, solo se informa correttamente il dipendente su come verranno utilizzati i dati e quali siano le condizioni di utilizzo degli strumenti aziendali.
C’è da sottolineare che il controllo massivo della email aziendale e l’archiviazione per lunghi periodi dei contenuti inviati dai dipendenti attraverso la posta elettronica utilizzata per lavoro, che siano di carattere personale o meno, non sono consentiti.
Un caso recente
Di recente il Garante per la Privacy ha vietato a una società queste tipologie di controllo, dopo che un dipendente, avendo ricevuto un provvedimento disciplinare derivato dai contenuti delle sue email, aveva denunciato il fatto all’autorità garante.
Questa attività da parte dell’azienda è stata giudicata illecita, perché in contrasto con l’obbligo di rendere noto ai dipendenti il genere di trattamento che viene eseguito su tali dati e i ruoli degli amministratori dei sistemi, che ad esempio potrebbero leggere e conservare le email senza avvisare il mittente e/o il destinatario.
Il controllo del pc aziendale
Analogamente al monitoraggio delle email aziendali, anche quando si parla di controllo del pc su cui il dipendente svolge il proprio lavoro, le norme permettono di monitorare il corretto svolgimento dei compiti assegnati e il regolare utilizzo degli strumenti dati in dotazione, ma deve sempre essere salvaguardata “la libertà e la dignità” del lavoratore (come indicato dal Garante per la Privacy).
Questo vale anche quando si tratta del telefono aziendale o di altri strumenti di lavoro.
Anche in questo caso il Garante è intervenuto a favore del un dipendente di una multinazionale che aveva denunciato l’utilizzo illegittimo dei propri dati personali, tratti da computer e cellulare aziendale da parte del datore di lavoro, il quale non aveva informato adeguatamente (ancora una volta) sull’effettiva finalità delle informazioni raccolte.
In sostanza appare chiaro che,
se l’azienda è trasparente nei confronti del lavoratore e ne garantisce la privacy, dando informazioni esaurienti, il monitoraggio dell’attività lavorativa è consentita.
Ciò che è vietato è lo sfruttamento di mezzi di controllo per limitare la libertà personale dei dipendenti o per trarre prove a fini disciplinari.
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